18 marca b.r. odbyło się 2. Spotkanie Kontrolerów Krajowych (KK) Programu zorganizowane przez Wspólny Sekretariat (WS), podczas którego przedstawiciele KK z Polski i Ukrainy, Instytucji Zarządzającej (IZ) i WS wymieniali doświadczenia związane z weryfikacją wniosków o płatność.
Poniżej kilka zagadnień poruszanych na spotkaniu, na które chcielibyśmy zwrócić Państwa szczególną uwagę:
Obowiązek stosowania zasady konkurencyjności (dotyczy polskich Beneficjentów)
Przypominamy, że polscy Beneficjenci, którzy
- nie są podmiotowo lub przedmiotowo zobowiązani do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP), w tym podmioty sektorowe w rozumieniu tej ustawy, są każdorazowo zobowiązani udzielać zamówień zgodnie z przepisami zasady konkurencyjności i publikować ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności (BK2021) jak wskazano w rozdziale 9 Podręcznika Programu. Zasada obowiązuje ww. podmioty dla zamówień o wartości równej lub wyższej niż 80 000 zł netto;
- są zobowiązani do stosowania ustawy PZP, stosują przepisy zasady konkurencyjności wyłącznie w odniesieniu do zamówień o wartości od 80 000 zł do 170 000 zł netto.
Brak publikacji zamówienia w Bazie Konkurencyjności czy udzielenie zamówienia z naruszeniem przepisów zasady konkurencyjności będzie skutkować nałożeniem korekty finansowej.
Kontrola występowania konfliktu interesów
Kontroler w trakcie weryfikacji występowania konfliktu interesów ustala dane badanych osób i podmiotów w zakresie, w jakim jest to niezbędne do ich jednoznacznej identyfikacji. To oznacza, że ma prawo pozyskać dane badanej osoby z ramienia Beneficjenta, tj. imię i nazwisko oraz numer identyfikacyjny (w przypadku polskich Beneficjentów PESEL lub NIP). Beneficjent, na mocy umowy o dofinansowanie, jest zobowiązany udostępnić ww. dane.
Ocena ex-ante
Na wniosek Beneficjenta Kontroler może przeprowadzić ocenę uprzednią zamówienia publicznego udzielanego zgodnie z wymogami Programu (na podstawie PZP w Polsce i w oparciu o Załącznik II do Porozumienia Finansowego w Ukrainie). W tym celu Beneficjent, przez moduł Korespondencja w CST2021, składa do Kontrolera pismo z prośbą o przeprowadzenie oceny oraz dokumenty do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj.:
w przypadku polskich Beneficjentów
- projekt ogłoszenia o zamówieniu,
- projekt OPZ/SWZ,
- projekt umowy.
w przypadku ukraińskich Beneficjentów
- projekt zawiadomienia o wszczęciu postępowania, projekt ogłoszenia o udzieleniu zamówienia oraz projekt ogłoszenia o zmianie umowy (projekt ogłoszenia w systemie Prozorro),
- projekt zaproszenia do udziału w postępowaniu,
- projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zawierający specyfikacje techniczne i stosowne kryteria,
- projekt umowy sporządzony na podstawie standardowego wzoru umowy (pkt 14.1, sekcja C, Załącznik II do Porozumienia Finansowego).
Powyższy wykaz dokumentów nie jest jednak wyczerpujący i zależy od rodzaju postępowania o udzielenie zamówienia, a zatem mogą być też wymagane inne dokumenty, tzn.:
- projekt protokołu z wyboru trybu udzielenia zamówienia przez Zamawiającego zgodnie z wymogami Załącznika II do Porozumienia Finansowego oraz zatwierdzenie dokumentacji zamówienia (Przetarg nieograniczony, Przetarg ograniczony, Przetarg lokalny nieograniczony, Procedura uproszczona, Tryb z wolnej ręki),
- zarządzenie o powołaniu komisji przetargowej (jeżeli przewidywana wartość zamówienia nie przekracza 20 000 EUR),
- zapytania ofertowe, analizy rynku i/lub inne dokumenty, na podstawie których Zamawiający określił przewidywaną wartość,
- projekty zaproszeń do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia – co najmniej trzy (procedura uproszczona).
Ocena ex-ante dokumentów dla danego zamówienia może być przeprowadzona tylko raz. Kontroler powinien przeprowadzić powyższą ocenę w terminie 21 dni roboczych, dlatego rekomendujemy przekazanie projektów dokumentów do kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem.
Ocena ex-ante pełni funkcję wyłącznie prewencyjną i doradczą, może pomóc ustrzec się przed skutkami naruszeń przepisów, jednak Kontroler nie ponosi odpowiedzialności za przeprowadzenie postępowania. Uprzednie przeprowadzenie oceny ex-ante nie zwalnia z kontroli ex-post ani nie wyklucza możliwości zidentyfikowania nieprawidłowości na etapie weryfikacji poniesionych wydatków.
Kalkulatory kosztów ryczałtowych
Na naszej stronie internetowej, w sekcji Dla partnerów projektów są dostępne nowe wersje kalkulatorów kosztów ryczałtowych dla Dużych Projektów Infrastrukturalnych oraz projektów regularnych, które w przeciwieństwie do poprzednich wersji nie zawierają makr, a więc są łatwiejsze w obsłudze i bardziej przyjazne dla użytkowników.
Powiązywanie dokumentów w CST2021
Przypominamy o konieczności każdorazowego powiązania dokumentów źródłowych udostępnianych Kontrolerowi w systemie CST2021 z wnioskiem o płatność, którego dotyczą. Dotyczy to również dokumentów przekazywanych w trakcie czynności kontrolnych za pośrednictwem modułu Korespondencja.