PYTANIE

ODPOWIEDŹ

1. Czy koszty zakupu nieruchomości można ująć w kosztach kwalifikowalnych projektu?

Nie, zakup nieruchomości nie jest kosztem kwalifikowalnym.

Więcej informacji – w p. 9.6 Podręcznika Programu.

2. Czy jest możliwość wniesienia wkładu rzeczowego jako wkładu własnego?

Wkład własny (min. 10%) w projekcie w Programie Interreg NEXT Polska–Ukraina musi być wkładem finansowym. Zgodnie z p. 8.6 Podręcznika Programu, wkład rzeczowy nie jest kosztem kwalifikowalnym i nie może być traktowany jako minimum 10% współfinansowania projektu wnoszonego przez Partnera Wiodącego/Partnera Projektu.

3. Czy projekty mogą generować dochód?

Projekty nie mogą być nastawione na generowanie zysku.

4. Kiedy dostaniemy zaliczkę?

Pierwszą zaliczkę w wysokości 20% dofinansowania otrzymają Państwo po podpisaniu Umowy Grantowej oraz dostarczeniu Umowy Partnerskiej i wniosku o płatność.

Więcej informacji – w p. 10.1 Podręcznika Programu.

5. Ile wynosi obligatoryjny czas trwałości rezultatów projektu?

Obowiązek utrzymania charakteru i przeznaczenia rezultatów, produktów projektu przez pięć lat od jego zakończenia.
Każdy projekt zawierający element inwestycyjny/infrastrukturalny będzie zobowiązany zwrócić dofinansowanie UE jeśli w ciągu pięciu lat od zakończenia projektu lub w czasie określonym w przepisach dotyczących pomocy publicznej, jeśli dotyczy, zmianie ulegną cele, charakter projektu lub warunki wdrażania które miałyby wpływ na jego zakładane cele.

Więcej informacji – w rozdz. 16 Podręcznika Programu.

6. Czy maksymalna wysokość dofinansowania w Programie zależy od typu instytucji będącej partnerem?

Nie zależy. Maksymalny poziom dofinansowania projektu dla wszystkich instytucji wynosi 90% kosztów kwalifikowalnych, rozmiar grantu z Programu: 200 000 EUR – 2 500 000 EUR.

Więcej informacji – w p. 1.5 Podręcznika Programu.

7. Czy koszty nadzoru technicznego są kwalifikowalne w Programie?

Tak, zgodnie z zapisami p. 9.6 Podręcznika Programu, koszty nadzoru technicznego są kwalifikowalne.

8. Czy Koszty personelu (6%) liczone od wartości środków bezpośrednich mogą przypaść jednemu partnerowi np. liderowi projektu?

Koszty personelu może uwzględnić każdy z Partnerów lub tylko ten Partner, który chce z nich skorzystać.

W Deklaracji partnerskiej (Annex A3 do Wniosku Aplikacyjnego) każdy Partner deklaruje:

- „W przypadku, gdy planowane jest wykorzystanie stawki ryczałtowej do rozliczenia kosztów personelu mojej organizacji w budżecie projektu, moja organizacja faktycznie zaangażuje personel w realizację projektu;

- W przypadku, gdy planowane jest wykorzystanie stawki ryczałtowej do rozliczenia kosztów podróży i zakwaterowania mojej organizacji w budżecie projektu, poniesienie tych kosztów jest niezbędne do realizacji projektu”.

Więcej informacji – w p. 9.1 Podręcznika Programu.

9. Czy w przypadku stawek ryczałtowych możemy przyjąć mniejszy ryczałt niż przewidziany w Programie?

Nie, nie można przyjąć mniejszego ryczałtu. Wybierają Państwo albo 0, albo procent określony przez Program (w przypadku personelu jest to 6%).

Więcej informacji – w p. 9.1 Podręcznika Programu.

10. Czy każdy z partnerów zobowiązany jest do wniesienia wkładu własnego pokrywającego zadania, które realizuje po swojej stronie? Czy wkłady finansowe muszą być równej wysokości?

Każdy Partner (ukraiński lub polski) musi zapewnić co najmniej 10% wkładu własnego pokrywającego zadania, które realizuje po swojej stronie.

Wysokości rzeczywiste i % wkładów od poszczególnych Partnerów mogą się różnić.

11. Czy w ramach ogłoszonego konkursu Partner Projektu z Polski może zakupić potrzebny sprzęt i przekazać go stronie ukraińskiej? W jaki sposób odbywa się taka procedura i jakie zapisy powinny znaleźć się we Wniosku Aplikacyjnym. 

Tak, Partner Projektu z Polski może zakupić potrzebny sprzęt i przekazać go stronie ukraińskiej, jeżeli to ma uzasadnienie.

We Wniosku Aplikacyjnym trzeba wyraźnie wskazać, z jakiego powodu ten sprzęt będzie przekazywany.

Na etapie realizacji projektu partnerzy będą musieli dostarczyć protokoły przekazania/przyjęcia sprzętu.

12. Czy partner ukraiński może przedłożyć „wstępne pozwolenie” na budowę, aby otrzymać zaliczkę?

Do otrzymania zaliczki potrzebne jest ostateczne pozwolenie na budowę po stronie ukraińskiej, tj. dokument, w którym już jest wpisany wykonawca robót.

13. Czy trzeba posiadać wszystkie pozwolenia na budowę, aby otrzymać zaliczkę?

Tak, jeżeli w projekcie planowane jest kilka inwestycji (tj. kilka odrębnych obiektów), do otrzymania zaliczki potrzebne są pozwolenia na budowę dla każdego obiektu.

14. Czy jest możliwe rozpoczęcie realizacji zadań przed podpisaniem umowy o dofinansowanie?

Tak, natomiast należy mieć na uwadze zapisy roz. 8.2 Podręcznika Programu Projekty Regularne cz. 1 – Aplikowanie, zgodnie z którymi żaden projekt nie może zostać fizycznie ukończony ani w pełni wdrożony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. W przypadku projektów rozpoczętych przed 1 kwietnia 2022 r., ale niezakończonych przed datą złożenia wniosku o dofinansowanie, kwalifikowalne mogą być wyłącznie wydatki faktycznie poniesione i zapłacone po 1 kwietnia 2022 r.

15. Czy jest możliwe złożenie wniosku o zaliczkę, bez wymaganych załączników w odniesieniu do wszystkich partnerów projektu (tj. potwierdzenia rejestracji projektu w Ukrainie, wszystkich wymaganych pozwoleń)?

Tak, jeśli zaliczka będzie przeznaczona i przekazana partnerowi, który złożył wymagane załączniki.

Co do zasady, partner wiodący projektu, aby otrzymać pierwszą zaliczkę jest zobligowany do przedstawienia WS wymaganych dokumentów, tj.:

• podpisanego przez wszystkich partnerów Porozumienia Partnerskiego,
• pozwolenia na budowę dla wszystkich obiektów objętych umową o dofinansowanie,
• potwierdzenia rejestracji projektu w Ukrainie (dotyczy ukraińskich partnerów wiodących oraz partnerów projektu),
• gwarancji bankowej, jeśli dotyczy, zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie.

Jeżeli, zgodnie z harmonogramem projektu stanowiącym załącznik do Porozumienia Partnerskiego, pierwsza zaliczka w całości jest przeznaczona dla partnera projektu, który ma skompletowane wszystkie załączniki dla swojego zakresu zadań w projekcie, to wówczas partner wiodący może złożyć wniosek do WS o wypłatę pierwszej zaliczki i zaliczka zostanie wypłacona. Zaliczka nie może zostać przekazana do partnera/-ów, którzy nie dopełnili warunków formalnych wypłaty zaliczki.

16. Dokumentowanie ryczałtów, czy będą szczegółowo kontrolowane?

Jeśli partner chce korzystać z ryczałtu, zobowiązany jest do złożenia oświadczenia na etapie wnioskowania o dofinansowanie w WOD2021:

• w przypadku kosztów osobowych, że poświadcza faktyczne zaangażowanie personelu w realizację projektu,
• w przypadku kosztów podróży, że w ramach projektu do jego realizacji niezbędne jest odbywanie podróży służbowych i ponoszenie wydatków związanych z zakwaterowaniem.

Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków rozliczanych metodą ryczałtową nie stanowią przedmiotu kontroli przeprowadzanych przez instytucje programu.

Dokumenty są potrzebne tylko do potwierdzenia istnienia i konieczności poniesienia kosztów personelu, podróży i zakwaterowania oraz kosztów biurowych i administracyjnych w projekcie.

Na etapie kontroli wydatków weryfikowana będzie jedynie poprawność wyliczenia wybranej stawki ryczałtowej wraz z wydatkami, które stanowią podstawę jej obliczenia.

Należy pamiętać, że partner ma obowiązek prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub uproszczonej ewidencji księgowej zgodnie z przepisami krajowymi.

17. Czy w ramach linii budżetowej „Koszty personelu”, która rozliczana jest stawką ryczałtową dopuszczalne jest rozliczanie wydatków na usługi świadczone przez osoby prawne (firmy zewnętrzne) zatrudniane do zadań związanych z administracją projektu (prowadzenie projektu, rozliczanie, rachunkowość, zamówienia publiczne, informacja i promocja itp.)?

Nie.

Kategoria „Koszty personelu” odnosi się do kosztów personelu zatrudnionego przez partnera wiodącego lub partnera/-ów projektu w celu realizacji projektu. Kategoria obejmuje wszystkie zadania w projekcie związane z zarządzaniem projektem oraz zadania merytoryczne realizowane przez:

• personel zatrudniony przez partnera na umowę o pracę niezależnie od wymiaru czasu pracy (w PL: również pozostałe umowy z KP);
• osoby fizyczne pracujące dla partnera na podstawie innej umowy niż umowa o pracę , które są jednocześnie zatrudnione przez partnera na umowę o pracę (w PL: wszystkie umowy cywilnoprawne na realizację projektu, zawarte z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, które są jednocześnie zatrudnione przez partnera na umowę o pracę; w UA: umowy cywilnoprawne na realizację projektu zawarte z osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej, jak również z osobami fizycznymi, które są prywatnymi przedsiębiorcami (ФОП) i są jednocześnie zatrudnione przez partnera na umowę o pracę,
• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które są jednocześnie zatrudnione przez partnera na umowę o pracę.

Firma zewnętrzna nie mieści się w katalogu personelu projektu.

Koszty firmy zewnętrznej musiałyby być w związku z tym ujęte w kategorii „ekspertyzy zewnętrzne”. Zgodnie jednak z rozdziałem 9.1 Podręcznika Programu Projekty regularne cz. 1 – Aplikowanie) zlecanie firmom zewnętrznym zarządzania projektem jest niekwalifikowalne.

18. Czy wydatki zapłacone w walucie EUR można zaraportować we wniosku o płatność w tej samej kwocie EUR?

Tak. Jedynie wydatki poniesione w walucie innej niż EUR partnerzy są zobowiązani przeliczyć na EUR z wykorzystaniem miesięcznego kursu wymiany stosowanego przez KE w miesiącu, w którym wydatki zostały przedłożone do weryfikacji kontrolerowi.

19. Czy do złożenia wniosku o początkową płatność zaliczkową (initial pre-financing payment) potrzebna jest rejestracja projektu po stronie UA

Rejestracja projektu na Ukrainie jest niezbędna do złożenia wniosku o początkową płatność zaliczkową dla projektu. W wyjątkowej sytuacji Partner Wiodący z Polski może wystąpić o wypłatę zaliczki przed rejestracją projektu na Ukrainie, jeśli jest przeznaczona dla partnera z Polski. W takim przypadku środki z zaliczki nie mogą zostać przekazane Partnerowi z Ukrainy.

20. Ile raportów składają projekty w refundacyjnej opcji rozliczenia?

Partner Wiodący składa nie mniej niż 2 raporty z kolejnych 12 miesięcy realizacji projektu, na ich podstawie następuje rozliczenie i zwrot poniesionych kosztów (w wysokości dofinansowania). Możliwe jest dostarczenie raportu za krótszy okres, wówczas ilość raportów zwiększy się.

21. Czy dochód generowany przez projekt jest rozliczany w programie?

Dochody generowane przez projekt nie będą raportowane i rozliczane w ramach Programu.

22. Co się dzieje z odestkami od środków zaliczki - są należne partnerowi czy Instytucji Zarządzającej?

Wszelkie odsetki od płatności dokonywanych przez Instytucję Zarządzającą na rzecz Partnera Wiodącego nie są należne Instytucji Zarządzającej i mogą być wykorzystane przez Partnera Wiodącego lub Partnerów Projektu.

23. Czy partner musi posiadać wyodrębniony dla projektu rachunek bankowy w EUR i w walucie narodowej? Czy rachunek w walucie narodowej może być jednocześnie rachunkiem rozliczeniowym organizacji?

Każdy z partnerów musi posiadać rachunek bankowy w euro wyłącznie na potrzeby projektu. Zasady Programu nie precyzują wymagań dotyczących rachunku w walucie narodowej.

24. Czy dokumenty programowe precyzują, kiedy i w jakiej wartości partner robi przewalutowanie z rachunku projektowego EUR na rachunek rozliczeniowy w PLN?

Dokumenty programowe nie precyzują tej kwestii.

25. Czy partner może zatrudnić eksperta? Z jakich środków finansuje taki wydatek, czy z linii koszty personelu?

Partner może zatrudnić eksperta, jeżeli jest to niezbędne do realizacji projektu, zostało zaplanowane w budżecie projektu i jest kwalifikowalne w danej linii budżetowej. Kwestie szczegółowe dotyczące kwalifikowalności kosztów w poszczególnych kategoriach kosztów, są przedstawione w rozdziale 9 części pierwszej Podręcznika Programu (zakres kategorii Koszty personelu znajduje się w rozdziale 9.1, a kategorii Koszty ekspertów zewnętrznych i koszty usług zewnętrznych w rozdziale 9.4).

26. Czy partner publikując zamówienie w bazie konkurencyjności musi te same dokumenty załączać do SL2021 w związku z weryfikacją wniosku o płatność przez krajowego kontrolera?

W przypadku zamówień, których dotyczy publikacja w bazie konkurencyjności, beneficjent nie ma obowiązku załączać dokumentów do systemu w momencie publikacji ogłoszenia ani przesyłania wniosku o płatność do kontrolera. Beneficjent przekazuje dokumenty dopiero na wezwanie swojego kontrolera.
Dla zamówień udzielanych na podstawie ustawy PZP, beneficjent powinien umieścić w systemie informację o udzieleniu zamówienia. Zalecamy, aby dodatkowo poinformować kontrolera o fakcie udzielenia zamówienia. Beneficjent przekazuje dokumenty postępowania w systemie na wezwanie kontrolera.

27. Kiedy można i w jaki sposób dokonać przesunięć w budżecie?

Co do zasady, projekty powinny być realizowane zgodnie z założeniami opisanymi we wniosku o dofinansowanie. Procedury wprowadzania zmian w projektach zostały opisane w 3. rozdziale drugiej części Podręcznika Programu (Wdrażanie). Zmiany są szczegółowo opisane w następujących punktach:

3.1. Zmiany zapisów umowy o dofinansowanie projektu
3.2. Zmiany w załącznikach do umowy o dofinansowanie projektu
3.3. Oszczędności w projekcie
3.4. Zmiany w umowie partnerskiej

28. Jakie zmiany może wprowadzać partner do projektu samodzielnie?

Co do zasady, projekty powinny być realizowane zgodnie z założeniami opisanymi we wniosku o dofinansowanie. Wszystkie zmiany wymagają akceptacji WS. Zmiany, o możliwości wprowadzenia których, decyduje Partner Wiodący, dotyczą przesunięć w budżecie jednego partnera w ramach kategorii kosztów rzeczywiście ponoszonych tj. sprzęt, usługi, infrastruktura i roboty budowlane. Szczegóły są opisane w punkcie 3.2.1 drugiej części Podręcznika Programu.

29. Które zmiany do projektu mogą być wprowadzane wnioskami o zmianę w projekcie, a które wnioskiem o płatność?

Zmiany są wprowadzane wnioskiem o zmianę. W niektórych przypadkach nie ma potrzeby składania takiego wniosku np. jeśli nie zostanie wykorzystana cała kwota na danej linii budżetowej. Szczegóły są opisane w rozdziale 3.2.1 drugiej części Podręcznika Programu.

30. Czy krajowy kontroler bada wykorzystanie budżetu na linii budżetowej czy na zadaniu?

Na linii budżetowej i na zadaniu.

31. Co z karami umownymi naliczanymi w ramach umów z wykonawcami robót/usług – czy są należne Instytucji Zarządzającej i pomniejszają kwotę dofinansowania czy też pozostają one dla partnerów projektów i nie pomniejszają kwoty dofinansowania?

Kwestia kar umownych została szczegółowo opisana w rozdziale 6.4 części 2 Podręcznika Programu.

32. Co w przypadku, jeśli nie zostaną osiągnięte wszystkie planowane wskaźniki?

Instytucja Zarządzająca może odpowiednio obniżyć wartość przyznanego dofinansowania lub zażądać zwrotu części lub całości kwoty dofinansowania wypłaconej Partnerowi Wiodącemu. Szczegóły są opisane w § 17. Umowy o dofinansowanie projektu.

33. Kto składa dokumenty do systemu CST?

Każdy z partnerów, rozliczając swoją część projektu, załącza dokumenty w systemie. Załączanie dokumentów następuje poprzez odpowiednie moduły jak np. wnioski o płatność, zamówienia publiczne czy korespondencja wraz z przekazaniem wniosku o płatność lub zamówienia do weryfikacji. Może też odbywać się później, na etapie weryfikacji, na żądanie kontrolera. Partner Wiodący przygotowuje zbiorczy wniosek o płatność na podstawie zatwierdzonych wniosków częściowych. Wszystkie wymagania dotyczące przygotowania wniosków częściowych i zbiorczych zawarte są w Instrukcji użytkownika.

34. Czy Partner Wiodący widzi jakie dokumenty składa partner projektu?

Partner Wiodący widzi jakie dokumenty składa partner. Partner Wiodący widzi w systemie wszystkie wnioski częściowe partnerów w swoim projekcie, w tym status weryfikacji, na którym znajdują się te wnioski częściowe. Partner Wiodący składa zbiorczy wniosek o płatność w imieniu wszystkich partnerów. Partner Wiodący nadzoruje i dba o realizację projektu zgodnie z założeniami.

35. Z jakiego rachunku należy opłacać wkład własny?

Zasady Programu nie regulują tej kwestii.

36. Czy konieczne jest posiadanie oddzielnej polityki rachunkowości dla projektu?

Każdy z Partnerów Projektu jest zobowiązany do dokumentowania wydatków w ramach projektu, korzystając z odpowiedniego systemu księgowości i podwójnego zapisu księgowego. Systemy te mogą być integralną częścią regularnego systemu Partnera Projektu lub uzupełnieniem tego systemu. System ten ma być prowadzony zgodnie z zasadami i przepisami księgowości i rachunkowości obowiązującymi w danym kraju. Rachunki i wydatki związane z projektem muszą być łatwe do zidentyfikowania i zweryfikowania. Można to zrobić, korzystając z oddzielnych rachunków dla projektu lub zapewniając, że wydatki na projekt można łatwo zidentyfikować i prześledzić w systemach księgowości i rachunkowości Partnera Projektu.

37. Czy koszty ponoszone w ramach kategorii kosztów rozliczanych stawkami ryczałtowymi trzeba opłacać z rachunku wyodrębnionego na potrzeby projektu?

Nie. Sposób dysponowania środkami otrzymanymi w ramach rozliczenia ryczałtowego z Programu określa partner. Koszty ponoszone w ramach kategorii kosztów rozliczanych stawkami ryczałtowymi nie będą podlegały kontroli ze strony Programu.

Zachęcamy do zapoznania się z poradnikiem dotyczącym uproszczonego rozliczania wydatków w programach Interreg 2021-2027 https://www.ewt.gov.pl/strony/o-programach/publikacje/poradnik-w-zakresie-uproszczonego-rozliczania-wydatkow-dla-polskich-beneficjentow-programow-interreg-2021-2027/

38. Czy we wniosku o płatność należy obliczyć kwotę kosztów rozliczanych ryczałtem?

Tak, należy wyliczyć kwotę ryczałtu jako określony procent kosztów rzeczywistych w raporcie. Przygotowaliśmy dla Parterów Programu narzędzie ułatwiające składanie wniosków o płatność - kalkulatory wartości ryczałtów. Kalkulator ryczałtów automatycznie oblicza wysokość ryczałtu dla wniosku o płatność, po podaniu kwoty stanowiącej podstawę obliczenia ryczałtów na personel, podróże i administrację. Kalkulator pomocniczy będzie umieszczony na stronie internetowej Programu.

39. Czy na fakturze musi być pełny tytuł projektu czy wystarczy akronim?

Prosimy o podanie całego tytułu.