PYTANIE

ODPOWIEDŹ

1. Czy koszty zakupu nieruchomości można ująć w kosztach kwalifikowalnych projektu?

Nie, zakup nieruchomości nie jest kosztem kwalifikowalnym.

Więcej informacji – w p. 9.6 Podręcznika Programu.

2. Czy jest możliwość wniesienia wkładu rzeczowego jako wkładu własnego?

Wkład własny (min. 10%) w projekcie w Programie Interreg NEXT Polska–Ukraina musi być wkładem finansowym. Zgodnie z p. 8.6 Podręcznika Programu, wkład rzeczowy nie jest kosztem kwalifikowalnym i nie może być traktowany jako minimum 10% współfinansowania projektu wnoszonego przez Partnera Wiodącego/Partnera Projektu.

3. Czy projekty mogą generować dochód?

Projekty nie mogą być nastawione na generowanie zysku.

4. Kiedy dostaniemy zaliczkę?

Pierwszą zaliczkę w wysokości 20% dofinansowania otrzymają Państwo po podpisaniu Umowy Grantowej oraz dostarczeniu Umowy Partnerskiej i wniosku o płatność.

Więcej informacji – w p. 10.1 Podręcznika Programu.

5. Ile wynosi obligatoryjny czas trwałości rezultatów projektu?

Obowiązek utrzymania charakteru i przeznaczenia rezultatów, produktów projektu przez pięć lat od jego zakończenia.
Każdy projekt zawierający element inwestycyjny/infrastrukturalny będzie zobowiązany zwrócić dofinansowanie UE jeśli w ciągu pięciu lat od zakończenia projektu lub w czasie określonym w przepisach dotyczących pomocy publicznej, jeśli dotyczy, zmianie ulegną cele, charakter projektu lub warunki wdrażania które miałyby wpływ na jego zakładane cele.

Więcej informacji – w rozdz. 16 Podręcznika Programu.

6. Czy maksymalna wysokość dofinansowania w Programie zależy od typu instytucji będącej partnerem?

Nie zależy. Maksymalny poziom dofinansowania projektu dla wszystkich instytucji wynosi 90% kosztów kwalifikowalnych, rozmiar grantu z Programu: 200 000 EUR – 2 500 000 EUR.

Więcej informacji – w p. 1.5 Podręcznika Programu.

7. Czy koszty nadzoru technicznego są kwalifikowalne w Programie?

Tak, zgodnie z zapisami p. 9.6 Podręcznika Programu, koszty nadzoru technicznego są kwalifikowalne.

8. Czy Koszty personelu (6%) liczone od wartości środków bezpośrednich mogą przypaść jednemu partnerowi np. liderowi projektu?

Koszty personelu może uwzględnić każdy z Partnerów lub tylko ten Partner, który chce z nich skorzystać.

W Deklaracji partnerskiej (Annex A3 do Wniosku Aplikacyjnego) każdy Partner deklaruje:

- „W przypadku, gdy planowane jest wykorzystanie stawki ryczałtowej do rozliczenia kosztów personelu mojej organizacji w budżecie projektu, moja organizacja faktycznie zaangażuje personel w realizację projektu;

- W przypadku, gdy planowane jest wykorzystanie stawki ryczałtowej do rozliczenia kosztów podróży i zakwaterowania mojej organizacji w budżecie projektu, poniesienie tych kosztów jest niezbędne do realizacji projektu”.

Więcej informacji – w p. 9.1 Podręcznika Programu.

9. Czy w przypadku stawek ryczałtowych możemy przyjąć mniejszy ryczałt niż przewidziany w Programie?

Nie, nie można przyjąć mniejszego ryczałtu. Wybierają Państwo albo 0, albo procent określony przez Program (w przypadku personelu jest to 6%).

Więcej informacji – w p. 9.1 Podręcznika Programu.

10. Czy każdy z partnerów zobowiązany jest do wniesienia wkładu własnego pokrywającego zadania, które realizuje po swojej stronie? Czy wkłady finansowe muszą być równej wysokości?

Każdy Partner (ukraiński lub polski) musi zapewnić co najmniej 10% wkładu własnego pokrywającego zadania, które realizuje po swojej stronie.

Wysokości rzeczywiste i % wkładów od poszczególnych Partnerów mogą się różnić.

11. Czy w ramach ogłoszonego konkursu Partner Projektu z Polski może zakupić potrzebny sprzęt i przekazać go stronie ukraińskiej? W jaki sposób odbywa się taka procedura i jakie zapisy powinny znaleźć się we Wniosku Aplikacyjnym. 

Tak, Partner Projektu z Polski może zakupić potrzebny sprzęt i przekazać go stronie ukraińskiej, jeżeli to ma uzasadnienie.

We Wniosku Aplikacyjnym trzeba wyraźnie wskazać, z jakiego powodu ten sprzęt będzie przekazywany.

Na etapie realizacji projektu partnerzy będą musieli dostarczyć protokoły przekazania/przyjęcia sprzętu.

12. Czy partner ukraiński może przedłożyć „wstępne pozwolenie” na budowę, aby otrzymać zaliczkę?

Do otrzymania zaliczki potrzebne jest ostateczne pozwolenie na budowę po stronie ukraińskiej, tj. dokument, w którym już jest wpisany wykonawca robót.

13. Czy trzeba posiadać wszystkie pozwolenia na budowę, aby otrzymać zaliczkę?

Tak, jeżeli w projekcie planowane jest kilka inwestycji (tj. kilka odrębnych obiektów), do otrzymania zaliczki potrzebne są pozwolenia na budowę dla każdego obiektu.

14. Czy jest możliwe rozpoczęcie realizacji zadań przed podpisaniem umowy o dofinansowanie?

Tak, natomiast należy mieć na uwadze zapisy roz. 8.2 Podręcznika Programu Projekty Regularne cz. 1 – Aplikowanie, zgodnie z którymi żaden projekt nie może zostać fizycznie ukończony ani w pełni wdrożony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. W przypadku projektów rozpoczętych przed 1 kwietnia 2022 r., ale niezakończonych przed datą złożenia wniosku o dofinansowanie, kwalifikowalne mogą być wyłącznie wydatki faktycznie poniesione i zapłacone po 1 kwietnia 2022 r.

15. Czy jest możliwe złożenie wniosku o zaliczkę, bez wymaganych załączników w odniesieniu do wszystkich partnerów projektu (tj. potwierdzenia rejestracji projektu w Ukrainie, wszystkich wymaganych pozwoleń)?

Tak, jeśli zaliczka będzie przeznaczona i przekazana partnerowi, który złożył wymagane załączniki.

Co do zasady, partner wiodący projektu, aby otrzymać pierwszą zaliczkę jest zobligowany do przedstawienia WS wymaganych dokumentów, tj.:

• podpisanego przez wszystkich partnerów Porozumienia Partnerskiego,
• pozwolenia na budowę dla wszystkich obiektów objętych umową o dofinansowanie,
• potwierdzenia rejestracji projektu w Ukrainie (dotyczy ukraińskich partnerów wiodących oraz partnerów projektu),
• gwarancji bankowej, jeśli dotyczy, zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie.

Jeżeli, zgodnie z harmonogramem projektu stanowiącym załącznik do Porozumienia Partnerskiego, pierwsza zaliczka w całości jest przeznaczona dla partnera projektu, który ma skompletowane wszystkie załączniki dla swojego zakresu zadań w projekcie, to wówczas partner wiodący może złożyć wniosek do WS o wypłatę pierwszej zaliczki i zaliczka zostanie wypłacona. Zaliczka nie może zostać przekazana do partnera/-ów, którzy nie dopełnili warunków formalnych wypłaty zaliczki.

16. Dokumentowanie ryczałtów, czy będą szczegółowo kontrolowane?

Jeśli partner chce korzystać z ryczałtu, zobowiązany jest do złożenia oświadczenia na etapie wnioskowania o dofinansowanie w WOD2021:

• w przypadku kosztów osobowych, że poświadcza faktyczne zaangażowanie personelu w realizację projektu,
• w przypadku kosztów podróży, że w ramach projektu do jego realizacji niezbędne jest odbywanie podróży służbowych i ponoszenie wydatków związanych z zakwaterowaniem.

Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków rozliczanych metodą ryczałtową nie stanowią przedmiotu kontroli przeprowadzanych przez instytucje programu.

Dokumenty są potrzebne tylko do potwierdzenia istnienia i konieczności poniesienia kosztów personelu, podróży i zakwaterowania oraz kosztów biurowych i administracyjnych w projekcie.

Na etapie kontroli wydatków weryfikowana będzie jedynie poprawność wyliczenia wybranej stawki ryczałtowej wraz z wydatkami, które stanowią podstawę jej obliczenia.

Należy pamiętać, że partner ma obowiązek prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub uproszczonej ewidencji księgowej zgodnie z przepisami krajowymi.

17. Czy w ramach linii budżetowej „Koszty personelu”, która rozliczana jest stawką ryczałtową dopuszczalne jest rozliczanie wydatków na usługi świadczone przez osoby prawne (firmy zewnętrzne) zatrudniane do zadań związanych z administracją projektu (prowadzenie projektu, rozliczanie, rachunkowość, zamówienia publiczne, informacja i promocja itp.)?

Nie.

Kategoria „Koszty personelu” odnosi się do kosztów personelu zatrudnionego przez partnera wiodącego lub partnera/-ów projektu w celu realizacji projektu. Kategoria obejmuje wszystkie zadania w projekcie związane z zarządzaniem projektem oraz zadania merytoryczne realizowane przez:

• personel zatrudniony przez partnera na umowę o pracę niezależnie od wymiaru czasu pracy (w PL: również pozostałe umowy z KP);
• osoby fizyczne pracujące dla partnera na podstawie innej umowy niż umowa o pracę , które są jednocześnie zatrudnione przez partnera na umowę o pracę (w PL: wszystkie umowy cywilnoprawne na realizację projektu, zawarte z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, które są jednocześnie zatrudnione przez partnera na umowę o pracę; w UA: umowy cywilnoprawne na realizację projektu zawarte z osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej, jak również z osobami fizycznymi, które są prywatnymi przedsiębiorcami (ФОП) i są jednocześnie zatrudnione przez partnera na umowę o pracę,
• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, które są jednocześnie zatrudnione przez partnera na umowę o pracę.

Firma zewnętrzna nie mieści się w katalogu personelu projektu.

Koszty firmy zewnętrznej musiałyby być w związku z tym ujęte w kategorii „ekspertyzy zewnętrzne”. Zgodnie jednak z rozdziałem 9.1 Podręcznika Programu Projekty regularne cz. 1 – Aplikowanie) zlecanie firmom zewnętrznym zarządzania projektem jest niekwalifikowalne.

18. Czy wydatki zapłacone w walucie EUR można zaraportować we wniosku o płatność w tej samej kwocie EUR?

Tak. Jedynie wydatki poniesione w walucie innej niż EUR partnerzy są zobowiązani przeliczyć na EUR z wykorzystaniem miesięcznego kursu wymiany stosowanego przez KE w miesiącu, w którym wydatki zostały przedłożone do weryfikacji kontrolerowi.