ПИТАННЯ

ВІДПОВІДЬ

1. Чи можна включити витрати на придбання нерухомості до прийнятних витрат проєкту?

Ні, придбання нерухомості не є прийнятною витратою.

Будь ласка, див. розділ 9.6 Посібника програми для отримання додаткової інформації.

2. Чи можна внесок у натуральній формі може бути внесений як власний внесок?

Власний внесок (мінімум 10%) у проєкт в рамках Програми Interreg NEXT Польща-Україна повинен бути виключно фінансовим. Відповідно до пункту 8.6 Програмного посібника, внесок у натуральній формі не є прийнятною витратою і не може розглядатися як мінімум 10% від співфінансування проєкту, що надається Головним партнером/Партнером Проєкту.

3. Чи можуть проєкти приносити дохід?

Проєкти не повинні бути спрямовані на отримання доходу.

4. Коли ми отримаємо аванс?

Перший авансовий платіж у розмірі 20% від суми гранту надається після підписання Грантової угоди та надання Партнерської угоди і запиту на платіж.

Для отримання додаткової інформації див. розділ 10.1 Програмного посібника.

5. Який обов'язковий термін тривалості результатів проєкту?

Вимога Програми – зберігати характер і призначення результатів, продуктів проєкту протягом п'яти років після завершення проєкту.

Будь-який проєкт з інвестиційним/інфраструктурним компонентом буде зобов'язаний відшкодувати грант ЄС, якщо протягом п'яти років після завершення проєкту або протягом строку, визначеного правилами надання державної допомоги, якщо такі застосовуються, цілі, характер проєкту або умови його реалізації будуть змінені, що вплине на досягнення цілей проєкту.

Для отримання додаткової інформації див. розділ 16 Програмного посібника.

6. Чи залежить максимальна сума фінансування в рамках Програми від типу партнерської установи?

Не залежить. Максимальний рівень фінансування проєкту для всіх установ становить 90% від прийнятних витрат, тобто від розміру гранту Програми: 200 000 – 2 500 000 євро.

Для отримання додаткової інформації див. розділ 1.5 Програмного посібника.

7. Чи витрати на технічний нагляд є прийнятними в рамках Програми?

Так, відповідно до положень розділу 9.6 Програмного посібника, витрати на технічний нагляд є прийнятними.

8. Чи можуть витрати на персонал (6%), розраховані від вартості прямих витрат, бути включені для одного партнера, наприклад, Головного Партнера проєкту?

Витрати на персонал можуть бути включені кожним партнером або тільки тим партнером, який бажає їх використовувати.

У Декларації партнера (Додаток А3 до Аплікаційної форми) кожен партнер декларує:

- "Якщо планується використовувати фіксовану ставку для врахування витрат на персонал моєї організації в бюджеті проєкту, моя організація фактично залучатиме персонал до виконання проєкту;

- Якщо в бюджеті проєкту планується використовувати фіксовану ставку для покриття витрат моєї організації на проїзд та проживання, то ці витрати є необхідними для реалізації проєкту".

Для отримання додаткової інформації див. розділ 9.1 Програмного посібника.

9. У випадку фіксованих ставок, чи можемо ми прийняти меншу ставку, ніж передбачено Програмою?

Ні, не можна прийняти меншу фіксовану ставку. Ви обираєте або 0, або відсоток, визначений Програмою (для персоналу це 6%).

Для отримання додаткової інформації див. розділ 9.1 Програмного посібника.

10. Чи кожен партнер повинен внести фінансовий внесок, який покриває завдання, які він виконує? Чи повинні фінансові внески бути однаковими для кожного з партнерів?

Кожен партнер (український або польський) повинен забезпечити щонайменше 10% власного внеску, що покриває завдання, які він виконує.

Фактичні суми та відсотки внесків кожного з партнерів можуть відрізнятися.

11. Чи може польський партнер проєкту в рамках оголошеного конкурсу закупити необхідне обладнання та передати його українській стороні? Як відбувається така процедура і що має бути зазначено у формі заявки?

Так, польський партнер проєкту може придбати необхідне обладнання та передати його українській стороні, якщо це буде обґрунтовано.

У формі заявки має бути чітко зазначено, з якою метою це обладнання буде передано.

На етапі реалізації проєкту партнери будуть повинні надати протоколи передачі/прийняття обладнання.

12. Чи може український партнер надати «попередній дозвіл на будівництво» для отримання авансового платежу?

Для отримання авансового платежу потрібен остаточний дозвіл на будівництво з українського боку, тобто документ, у якому вже вказано виконавця робіт.

13. Чи потрібно мати всі дозволи на будівництво для отримання авансового платежу?

Так, якщо в проєкті заплановано кілька інвестицій (тобто кілька окремих об’єктів), тоді для отримання авансового платежу необхідні дозволи на будівництво для кожного об’єкта.

14. Чи можна розпочати реалізацію проєктних завдань до підписання грантового договору?

Так, але слід враховувати положення розд. 8.2 Посібника програми, ч. І, згідно з яким жоден проєкт не може бути фізично завершений чи повністю імплементований до подачі аплікаційної заявки. У випадку проєктів, розпочатих до 1 квітня 2022 року, але не завершених до дати подання аплікаційної заявки, прийнятними є лише ті витрати, що є фактично понесені та сплачені після 1 квітня 2022 року.

15. Чи можна подати заявку на авансовий платіж без необхідних додатків для всіх партнерів проєкту (таких як  підтвердження реєстрації проєкту в Україні та всіх необхідних дозволів)?

Так, якщо авансовий платіж буде призначено та перераховано лише партнеру, який надав необхідні додатки.

Як правило, для отримання першого авансового платежу Головний партнер проєкту зобов’язаний подати до Спільного секретаріату такі необхідні документи:

• Партнерську угоду, підписану всіма партнерами,
• дозволи на будівництво всіх об’єктів в рамках Грантового довору,
• свідоцтво про реєстрацію проєкту в Україні (стосується українських головних партнерів та партнерів проєкту),
• банківську гарантію, якщо вона вимагається відповідно до положень Грантового довору.

Якщо згідно з графіком впровадження проєкту, який становить додаток до Партнерської угоди, перший авансовий платіж буде повністю призначений для партнера проєкту, який надав усі додатки відповідно до свого обсягу завдань у проєкті, Головний партнер може подати заявку до Спільного секретаріату на виплату першого авансового платежу, і авансовий платіж буде виплачено. Авансовий платіж не може бути перерахований партнеру (-ам), що не виконав (-ли) формальних умов для виплати авансового платежу.

16. Документальне підтвердження витрат на основі фіксованих ставок (flat-rate costs)  – чи будуть вони детально перевірятися?

Якщо партнер бажає скористатися з розрахунку витрат на основі фіксованих ставок (flat-rate costs), на етапі подання аплікаційної  заявки у WOD2021 він зобов’язаний надати декларацію, що посвідчує :

• у випадку витрат на персонал – фактичну участь персоналу в реалізації проєкту,
• у випадку витрат на проїзд та проживання –необхідність здійснення службових відряджень та витрат, пов’язаних з проживанням в рамках проєкту з метою його реалізації.

Документи, що підтверджують здійснення витрат на основі фіксованих ставок, не є об’єктом перевірки органами програми.

Документи потрібні лише для підтвердження наявності та необхідності здійснення витрат на персонал, проїзд та проживання, а також офісних та адміністративних витрат у проєкті.

На етапі перевірки таких витрат перевірятиметься лише правильність розрахунку проценту фіксованої ставки разом із витратами, які є основою для її розрахунку.

Слід пам’ятати, що партнер зобов'язаний належним чином вести бухгалтерські книги або спрощений бухгалтерський облік відповідно до національного законодавства.

17. Чи допускається в рамках статті бюджету «Витрати на персонал», яка розраховується на основі фіксованої ставки, оплата видатків за послуги, що надаються юридичними особами (зовнішніми компаніями), які залучаються для виконання завдань, пов’язаних з адмініструванням проєкту (управління проєктом, розрахунків, бухгалтерського обліку, державних закупівель, інформації та реклами тощо)?

Ні.

Категорія «Витрати на персонал» відноситься до витрат на персонал, найнятий Головним партнером або партнером (-ами) проєкту для реалізації проєкту. Ця категорія включає всі завдання проєкту, пов’язані з управлінням проєктом, а також технічні завдання, які виконуються:

• персоналом, найнятим партнером за трудовим договором, незалежно від тривалості робочого часу (у Польщі: також інші договори за Трудовим кодексом);
• фізичними особами, які працюють у партнера за контрактом, іншим ніж трудовий договір, та які одночасно працюють у партнера за трудовим договором (у Польщі: усі цивільно-правові договори щодо реалізації проєкту, укладені з фізичними особами, які не здійснюють господарчої діяльності, і які одночасно працюють у партнера за трудовим договором; в Україні: цивільно-правові договори щодо реалізації проєкту, укладені з фізичними особами, які не здійснюють господарчої діяльності, а також фізичними особами – приватними підприємцями (ФОП), які також працюють у партнера за трудовим договором),
• фізичними особами-підприємцями, які одночасно працюють у партнера за трудовим договором.

Зовнішня компанія не відповідає критеріям, визначеним для категорії персоналу проєкту.

Таким чином, витрати зовнішньої компанії, мали б відноситися до категорії «зовнішня експертиза». Однак, згідно з розділом 9.1 Посібника програми Регулярні проєкти (частина 1. Подача заявки), передача управління проєктом зовнішнім компаніям на аутсорсинг є неприйнятною.

18. Чи можна у заявці на платіж прозвітувати про витрати, сплачені у валюті євро, на ту ж суму в євро?

Так. Лише витрати, понесені у валюті, іншій ніж євро, партнери зобов‘язані конвертувати в євро за місячним обмінним курсом, який використовувався ЄК у тому місяці, у якому ці витрати були подані контролеру для перевірки.