ПИТАННЯ

ВІДПОВІДЬ

1. Чи можна включити витрати на придбання нерухомості до прийнятних витрат проєкту?

Ні, придбання нерухомості не є прийнятною витратою.

Будь ласка, див. розділ 9.6 Посібника програми для отримання додаткової інформації.

2. Чи можна внесок у натуральній формі може бути внесений як власний внесок?

Власний внесок (мінімум 10%) у проєкт в рамках Програми Interreg NEXT Польща-Україна повинен бути виключно фінансовим. Відповідно до пункту 8.6 Програмного посібника, внесок у натуральній формі не є прийнятною витратою і не може розглядатися як мінімум 10% від співфінансування проєкту, що надається Головним партнером/Партнером Проєкту.

3. Чи можуть проєкти приносити дохід?

Проєкти не повинні бути спрямовані на отримання доходу.

4. Коли ми отримаємо аванс?

Перший авансовий платіж у розмірі 20% від суми гранту надається після підписання Грантової угоди та надання Партнерської угоди і запиту на платіж.

Для отримання додаткової інформації див. розділ 10.1 Програмного посібника.

5. Який обов'язковий термін тривалості результатів проєкту?

Вимога Програми – зберігати характер і призначення результатів, продуктів проєкту протягом п'яти років після завершення проєкту.

Будь-який проєкт з інвестиційним/інфраструктурним компонентом буде зобов'язаний відшкодувати грант ЄС, якщо протягом п'яти років після завершення проєкту або протягом строку, визначеного правилами надання державної допомоги, якщо такі застосовуються, цілі, характер проєкту або умови його реалізації будуть змінені, що вплине на досягнення цілей проєкту.

Для отримання додаткової інформації див. розділ 16 Програмного посібника.

6. Чи залежить максимальна сума фінансування в рамках Програми від типу партнерської установи?

Не залежить. Максимальний рівень фінансування проєкту для всіх установ становить 90% від прийнятних витрат, тобто від розміру гранту Програми: 200 000 – 2 500 000 євро.

Для отримання додаткової інформації див. розділ 1.5 Програмного посібника.

7. Чи витрати на технічний нагляд є прийнятними в рамках Програми?

Так, відповідно до положень розділу 9.6 Програмного посібника, витрати на технічний нагляд є прийнятними.

8. Чи можуть витрати на персонал (6%), розраховані від вартості прямих витрат, бути включені для одного партнера, наприклад, Головного Партнера проєкту?

Витрати на персонал можуть бути включені кожним партнером або тільки тим партнером, який бажає їх використовувати.

У Декларації партнера (Додаток А3 до Аплікаційної форми) кожен партнер декларує:

- "Якщо планується використовувати фіксовану ставку для врахування витрат на персонал моєї організації в бюджеті проєкту, моя організація фактично залучатиме персонал до виконання проєкту;

- Якщо в бюджеті проєкту планується використовувати фіксовану ставку для покриття витрат моєї організації на проїзд та проживання, то ці витрати є необхідними для реалізації проєкту".

Для отримання додаткової інформації див. розділ 9.1 Програмного посібника.

9. У випадку фіксованих ставок, чи можемо ми прийняти меншу ставку, ніж передбачено Програмою?

Ні, не можна прийняти меншу фіксовану ставку. Ви обираєте або 0, або відсоток, визначений Програмою (для персоналу це 6%).

Для отримання додаткової інформації див. розділ 9.1 Програмного посібника.

10. Чи кожен партнер повинен внести фінансовий внесок, який покриває завдання, які він виконує? Чи повинні фінансові внески бути однаковими для кожного з партнерів?

Кожен партнер (український або польський) повинен забезпечити щонайменше 10% власного внеску, що покриває завдання, які він виконує.

Фактичні суми та відсотки внесків кожного з партнерів можуть відрізнятися.

11. Чи може польський партнер проєкту в рамках оголошеного конкурсу закупити необхідне обладнання та передати його українській стороні? Як відбувається така процедура і що має бути зазначено у формі заявки?

Так, польський партнер проєкту може придбати необхідне обладнання та передати його українській стороні, якщо це буде обґрунтовано.

У формі заявки має бути чітко зазначено, з якою метою це обладнання буде передано.

На етапі реалізації проєкту партнери будуть повинні надати протоколи передачі/прийняття обладнання.

12. Чи може український партнер надати «попередній дозвіл на будівництво» для отримання авансового платежу?

Для отримання авансового платежу потрібен остаточний дозвіл на будівництво з українського боку, тобто документ, у якому вже вказано виконавця робіт.

13. Чи потрібно мати всі дозволи на будівництво для отримання авансового платежу?

Так, якщо в проєкті заплановано кілька інвестицій (тобто кілька окремих об’єктів), тоді для отримання авансового платежу необхідні дозволи на будівництво для кожного об’єкта.

14. Чи можна розпочати реалізацію проєктних завдань до підписання грантового договору?

Так, але слід враховувати положення розд. 8.2 Посібника програми, ч. І, згідно з яким жоден проєкт не може бути фізично завершений чи повністю імплементований до подачі аплікаційної заявки. У випадку проєктів, розпочатих до 1 квітня 2022 року, але не завершених до дати подання аплікаційної заявки, прийнятними є лише ті витрати, що є фактично понесені та сплачені після 1 квітня 2022 року.

15. Чи можна подати заявку на авансовий платіж без необхідних додатків для всіх партнерів проєкту (таких як  підтвердження реєстрації проєкту в Україні та всіх необхідних дозволів)?

Так, якщо авансовий платіж буде призначено та перераховано лише партнеру, який надав необхідні додатки.

Як правило, для отримання першого авансового платежу Головний партнер проєкту зобов’язаний подати до Спільного секретаріату такі необхідні документи:

• Партнерську угоду, підписану всіма партнерами,
• дозволи на будівництво всіх об’єктів в рамках Грантового довору,
• свідоцтво про реєстрацію проєкту в Україні (стосується українських головних партнерів та партнерів проєкту),
• банківську гарантію, якщо вона вимагається відповідно до положень Грантового довору.

Якщо згідно з графіком впровадження проєкту, який становить додаток до Партнерської угоди, перший авансовий платіж буде повністю призначений для партнера проєкту, який надав усі додатки відповідно до свого обсягу завдань у проєкті, Головний партнер може подати заявку до Спільного секретаріату на виплату першого авансового платежу, і авансовий платіж буде виплачено. Авансовий платіж не може бути перерахований партнеру (-ам), що не виконав (-ли) формальних умов для виплати авансового платежу.

16. Документальне підтвердження витрат на основі фіксованих ставок (flat-rate costs)  – чи будуть вони детально перевірятися?

Якщо партнер бажає скористатися з розрахунку витрат на основі фіксованих ставок (flat-rate costs), на етапі подання аплікаційної  заявки у WOD2021 він зобов’язаний надати декларацію, що посвідчує :

• у випадку витрат на персонал – фактичну участь персоналу в реалізації проєкту,
• у випадку витрат на проїзд та проживання –необхідність здійснення службових відряджень та витрат, пов’язаних з проживанням в рамках проєкту з метою його реалізації.

Документи, що підтверджують здійснення витрат на основі фіксованих ставок, не є об’єктом перевірки органами програми.

Документи потрібні лише для підтвердження наявності та необхідності здійснення витрат на персонал, проїзд та проживання, а також офісних та адміністративних витрат у проєкті.

На етапі перевірки таких витрат перевірятиметься лише правильність розрахунку проценту фіксованої ставки разом із витратами, які є основою для її розрахунку.

Слід пам’ятати, що партнер зобов'язаний належним чином вести бухгалтерські книги або спрощений бухгалтерський облік відповідно до національного законодавства.

17. Чи допускається в рамках статті бюджету «Витрати на персонал», яка розраховується на основі фіксованої ставки, оплата видатків за послуги, що надаються юридичними особами (зовнішніми компаніями), які залучаються для виконання завдань, пов’язаних з адмініструванням проєкту (управління проєктом, розрахунків, бухгалтерського обліку, державних закупівель, інформації та реклами тощо)?

Ні.

Категорія «Витрати на персонал» відноситься до витрат на персонал, найнятий Головним партнером або партнером (-ами) проєкту для реалізації проєкту. Ця категорія включає всі завдання проєкту, пов’язані з управлінням проєктом, а також технічні завдання, які виконуються:

• персоналом, найнятим партнером за трудовим договором, незалежно від тривалості робочого часу (у Польщі: також інші договори за Трудовим кодексом);
• фізичними особами, які працюють у партнера за контрактом, іншим ніж трудовий договір, та які одночасно працюють у партнера за трудовим договором (у Польщі: усі цивільно-правові договори щодо реалізації проєкту, укладені з фізичними особами, які не здійснюють господарчої діяльності, і які одночасно працюють у партнера за трудовим договором; в Україні: цивільно-правові договори щодо реалізації проєкту, укладені з фізичними особами, які не здійснюють господарчої діяльності, а також фізичними особами – приватними підприємцями (ФОП), які також працюють у партнера за трудовим договором),
• фізичними особами-підприємцями, які одночасно працюють у партнера за трудовим договором.

Зовнішня компанія не відповідає критеріям, визначеним для категорії персоналу проєкту.

Таким чином, витрати зовнішньої компанії, мали б відноситися до категорії «зовнішня експертиза». Однак, згідно з розділом 9.1 Посібника програми Регулярні проєкти (частина 1. Подача заявки), передача управління проєктом зовнішнім компаніям на аутсорсинг є неприйнятною.

18. Чи можна у заявці на платіж прозвітувати про витрати, сплачені у валюті євро, на ту ж суму в євро?

Так. Лише витрати, понесені у валюті, іншій ніж євро, партнери зобов‘язані конвертувати в євро за місячним обмінним курсом, який використовувався ЄК у тому місяці, у якому ці витрати були подані контролеру для перевірки.

19. Чи потрібна реєстрація проєкту в Україні для подачі заявки на виплату авансового платежу?

Реєстрація проєкту в Україні є необхідною умовою для подачі заявки на виплату авансового платежу для проєкту. Як виняток, польський Головний партнер може подати заявку на виплату авансового платежу до того, як проєкт буде зареєстровано в Україні, за умови, якщо платіж буде призначено виключно для польського партнера. У цій ситуації кошти з авансового платежу не можна перерахувати українському партнеру.

20. Скільки звітів подають проєкти, якщо вони обирають варіант відшкодування?

Головний партнер подає не менше 2 звітів за кожні 12 місяців реалізації проєкту, на підставі яких розраховуються та відшкодовуються понесені витрати (у розмірі дофінансування ЄС). Існує можливість подання звіту за коротший термін, тоді кількість звітів, відповідно, буде більшою.

21. Читреба звітувати у програмі  про прибуток, отриманий від проєкту?

Прибуток отриманий від проєкту, не буде звітуватися та розраховуватись у Програмі.

22. Що відбувається з відсотками, отриманими від авансового платежу - чи вони належать партнеру чи Органу управління?

Будь-які відсотки, які можуть виникнути внаслідок виплат, здійснених Органом управління Головному партнеру, не належать Органу управління та можуть бути використані Головним партнером або партнерами проєкту.

23. Чи партнер повинен мати окремий банківський рахунок для проєкту в євро та національній валюті? Чи може рахунок у національній валюті одночасно бути розрахунковим рахунком організації?

Кожен партнер повинен мати банківський рахунок у євро виключно для цілей проєкту. Правила Програми не визначають вимог до рахунку в національній валюті.

24. Чи визначається у програмних документах, коли і в якій сумі партнер конвертує валюту з рахунку проєкту в євро на розрахунковий рахунок у злотих?

У програмних документах це питання не визначене.

25. Чи може партнер найняти експерта? Які джерела фінансування таких витрат - з бюджетної лінії на персонал?

Партнер може найняти експерта, якщо це необхідно для реалізації проєкту, було заплановано у бюджеті проєкту та є прийнятним для даної статті бюджету. Деталі щодо прийнятності коштів в окремих категоріях витрат представлено в Розділі 9 Першої частини Програмного посібника (інформація щодо категорії Витрати на персонал наведено в Розділі 9.1, а у категорії Витрати на зовнішніх експертів і вартість зовнішніх послуг - у Розділі 9.4).

26. Чи повинен партнер при публікації замовлення у базі конкурентоспроможності (у Польщі) додавати ті ж самі документи до SL2021 у зв’язку з перевіркою платіжної заявки національним контролером?

У випадку закупівель, на які поширюється публікація у базі даних конкурентоспроможності, партнер не зобов’язаний додавати документи до системи під час публікації оголошення або при поданні заявки на контролерові. Партнер подає документи лише на вимогу свого контролера.

Для контрактів, укладених відповідно до Закону про публічні закупівлі (у Польщі), партнер повинен внести у систему інформацію про присудження контракту. Рекомендується додатково повідомити контролера про факт присудження контракту.

Партнер надає відповідні процедурні документи через систему на вимогу контролера.

27. Коли і яким чином можна впроваджувати зміни у бюджеті?

Як правило, проєкти мають реалізовуватися відповідно до засад, що містяться в аплікаційній формі. Порядок внесення змін до проєктів описано в Розділі 3 Частини другої Програмного посібника (Впровадження).

Зміни детально описані у таких розділах:

3.1. Зміни до положень до Грантового договору

3.2. Зміни у додатках до Грантового договору

3.3. Заощадження у проєкті

3.4. Зміни до Партнерської умови

28. Які зміни до проєкту Партнер може вносити самостійно?

Як правило, проєкти мають реалізовуватися відповідно до засад, що містяться в аплікаційній формі. Усі зміни вимагають затвердження Спільним секретаріатом.

Зміни, до проєкту, які Партнер може вносити самостійно, стосуються змін у бюджеті окремого партнера між категоріями прямих витрат, тобто обладнання, послуг, інфраструктури та будівельних робіт. Детальний опис міститься у  пункті 3.2.1 Частини другої Програмного посібника (Впровадження).

29. Які зміни до проєкту можуть впроваджуватися шляхом подання заявки на зміни у проєкті, а які -   через запит на платіж?

Зміни впроваджуються шляхом подання заявки на зміну.

У деяких випадках немає необхідності подання такої заявки, наприклад, у ситуації, коли залишається неповністю використаною сума за певною бюджетною лінією.

Детальний опис міститься у  пункті 3.2.1  Частини другої Програмного посібника (Впровадження).

30. Чи здійснює національний контролер перевірку використання бюджету відповідно до бюджетної лінії чи відповідно до завдання? 

Перевірка здійснюється як відповідно до бюджетної лінії, так і відповідно до завдання.

31. Як щодо штрафів, які нараховуються у результаті невиконання договірних зобов‘язань підрядниками робіт/послуг – чи належать вони Органу Управління, і, відповідно, зменшується сума наданого фінансування, чи залишаються вони у Партнерів проєкту, без зменшення суми наданого фінансування?

Питання договірних штрафів детально описано в розділі 6.4  Частини другої Програмного посібника (Впровадження).

32. Що робити, якщо не досягнуто всіх запланованих індикаторів?

Орган управління може відповідним чином зменшити значення/сумму наданого фінансування або вимагати повернення частини або всієї суми фінансування, сплаченої Головному партнеру. Деталі описано в §17. Грантового договору.

33. Хто додає документи у систему CST?

Кожний партнер при підготовці свого звіту додає відповідні документи до системи. Документи додаються через відповідні модулі, такі, як, наприклад, заявка на платіж, державні закупівлі чи кореспонденція, під час подання платіжної заявки чи замовлення контролеру на перевірку. Також це може відбутися пізніше, на етапі перевірки, на вимогу контролера. Головний партнер готує консолідований запит на основі затверджених часткових запитів. Усі вимоги щодо оформлення часткових та консолідованих запитів містяться у Інструкції користувача.

34. Чи Головний партнер бачить, які саме документи подає партнер проєкту?

Головний партнер бачить, які саме документи подає партнер. Головний партнер у системі бачить всі часткові запити (на платіж) від партнерів у своєму проєкті, включаючи статус перевірки цих часткових запитів. Головний партнер подає консолідований запит на платіж від імені всіх партнерів. Головний партнер здійснює нагляд і забезпечує реалізацію проєкту відповідно до його засад.

35. З якого рахунку треба сплачувати власний внесок?

Правила програми не визначають це питання.

36. Чи обов‘язково треба мати окрему систему бухгалтерського обліку для проєкту?

Кожен партнер проєкту зобов'язаний документувати витрати за проєктом, використовуючи відповідну систему бухгалтерського обліку та подвійний запис бухгалтерського обліку. Ці системи можуть бути невід’ємною частиною звичайної системи Партнера проєкту або доповненням до цієї системи. Ця система повинна провадитись відповідно до політики і принципів бухгалтерського обліку, які застосовуються в даній країні. Рахунки та витрати, пов’язані з проєктом, мають легко ідентифікуватися та перевірятися. Це можна зробити, наприклад, використовуючи окремі рахунки для проєкту або забезпечуючи ефективну ідентифікацію та відстеження витрат за проєктом у системах обліку та бухгалтерії Партнера проєкту.

37. Чи витрати, понесені за фіксованими ставками, треба оплачувати з окремого рахунку, що був відкритий для цілей проєкту?

Ні. Спосіб розпорядження коштами, отриманими від Програми відповідно до розрахунку за фіксованими ставками, визначається партнером. Витрати, понесені за категорією витрат, що розраховуються та оплачуються за фіксованими ставками, не підлягатимуть контролю з боку Програми.

Рекомендуємо ознайомитися із Посібником щодо спрощеного розрахунку витрат у програмах Interreg 2021-2027 https://www.ewt.gov.pl/strony/o-programach/publikacje/poradnik-w-zakresie-uproszczonego-rozliczania-wydatkow-dla-polskich-beneficjentow-programow-interreg-2021-2027/

38. Чи у запиті на платіж потрібно розрахувати вартість витрат, понесених за фіксованими ставками?

Так, у звіті треба розрахувати вартість витрат, понесених за фіксованими ставками, як певний відсоток фактично понесених витрат.

Для партнерів Програми було підготовлено інструмент для спрощення розрахунку вартості запитів на платіж – калькулятори фіксованих ставок. Калькулятор фіксованих ставок автоматично розраховує вартість одноразової виплати для конкретного запиту на платіж після введення відповідної суми, яка є основою для розрахунку фіксованих ставок на персонал, відрядження та адміністративні виплати. Цей допоміжний калькулятор буде розміщено на сайті Програми.

39. Чи рахунок-фактура повинен містити повну назву проєкту чи достатньо абревіатури?

Прохання наводити/вказувати повну назву проєкту.